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关于报告厅,一些不得不说的小秘密—云会务篇

报告厅一般用于大型会议、讲座、学术报告、文艺汇演这类活动。这类活动参会人员较多,因此会议议题、参会地址、座位排序和分布等信息通知和安排也就比较麻烦。那么是否有方法解决呢?这就是小编本期想要和大家聊的内容。


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itc云会务系统,这是一款用于会议预约、通知和服务的专业系统平台,从会前会中会后全方位来解决会议主办方和参会者与会难题,以下是这三点的详解:


会前



itc云会务通过手机APP/网页的形式将报告厅信息数据导入,只需发起人进行线上预约,输入会议议题,拉入参会人员名单,系统便可自动/手动编排人员座次并通知与会人员参会信息。

鉴于报告厅这类大型场所,人员过多,现场寻找自己的座位既麻烦又耗时、重要领导座次不明确等问题,itc云会务系统可通过手机app/门口显示屏扫码获得个人座位导引,借助现场实景图像生成的VR帮助参会人员快速找到自己的座位。

同时可对接itc电子桌牌系统,一键编排重要领导坐席,明确坐席以防误坐。会前还可以实现与会人员签到功能,通过手机app/扫二维码/人脸识别/指纹识别等多种形式进行签到,后台可实时查看人员到会情况,便于会议快速展开。


会中


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itc云会务可以和报告厅的分布式、会讨等设备进行联动,一键进入会议模式,降低管理人员使用难度。

还可对接录播设备,实现远程录制、存储和上传。云会务后台支持20多种常用会议文件进行会中分享和查看,对报告厅内举办的重要会议可实现会议内容的实时语音转文档纪要。

同时会中可发起会议投票,投票结果实时回显,助力会议高效进行。针对会议中需要纸笔或者茶水服务,可以随时呼叫后台服务人员处理。


会后


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会后通过云会务系统可实现设备的全物联自动关闭,对重要会议文件进行存储,会议内容纪要导出或加密上传,后台可显示历史会议,查看详情,便于后期会议跟踪管理。

对于周期性会议可以存储为会议模板,以便再次发起会议;支持以专业的大数据图表对报告厅使用情况进行动态展示,管理者可以随时通过数据统计获取实时分析数据,及时发现报告厅设备或管理短板,及时增补改善。


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itc云会务平台的强大之处在于,它不仅简化了人们日常对报告厅预约使用时的繁杂流程,同时也将报告厅里的各类声光电视讯设备进行对接联动,实现全物联管理模式,便捷管控,简化人员使用步骤,助力高效会议展开。

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